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conservazione sostituiva
conservazione sostituiva

Chi è il responsabile della conservazione sostituiva?

Il Responsabile della conservazione sostitutiva è un soggetto preposto al compito di organizzare e rispondere della conservazione elettronica dei documenti aventi valore fiscale e legale (ad esempio fatture ecc.) all'interno dell'azienda.

Questa figura è stata confermata nelle sue caratteristiche principali anche dall'Agenzia delle Entrate, mentre una deliberazione del CNIPA fissa nei vari articoli quelle che sono le sue responsabilità e i suoi compiti. Responsabile della conservazione sostituiva è il contribuente stesso, ma gli è data facoltà di designare un terzo che si occupi e sia responsabile di questo processo di conservazione degli archivi e dei documenti.

Ovviamente laddove il contribuente sia, ad esempio, una società o una fondazione (e quindi una persone giuridica e non fisica) può essere proprio una delle persone interne alla società e simili ad avere la responsabilità dei documenti, purché tale soggetto abbia un determinato rapporto col contribuente (sia ad esempio amministratore della società) ma si può anche affidare il compito a un soggetto esterno, in quanto non necessariamente il responsabile della conservazione sostituiva è una persona fisica, può essere anche un ente specializzato.

Sono soprattutto le piccole imprese affidano a terzi questo compito in quanto spesso complesso e gravoso.

Ma quali sono i compiti del responsabile della conservazione sostituiva? Vediamoli singolarmente.

Egli innanzitutto deve organizzare tutto il processo della conservazione dei documenti garantendone anche la tracciabilità, nel caso infatti in cui venga richiesto un documento dall'autorità egli deve saperlo esibire.

Deve archiviare, ovviamente, tutti i documenti memorizzandone digitalmente i contenuti, la descrizione, le copie di sicurezza. Deve mantenere l'archivio digitale e i programmi per la digitalizzazione e conservazione dei documenti, curarsi anche della loro manutenzione e del loro funzionamento, assicurare che il sistema funzioni ed eventualmente dotarlo di software che copino i documenti, assicurare la presenza del pubblico ufficiale laddove la legge lo richieda, e verificare l'effettiva leggibilità dei documenti controllandoli periodicamente (in genere i controlli sono svolti ogni cinque anni).

Suo compito, inoltre, è dover esibire laddove sia richiesto i singoli documenti in via telematica (o cartacea) e controllare che i documenti siano identificabili. La responsabilità fiscale, in ogni caso, rimane del contribuente (il controllo del responsabile è infatti di forma e non di sostanza).


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